Как быть максимально эффективным в условиях многозадачности.

Многозадачность имеет свою цену. Узнайте, как повысить производительность и лучше работать со своей командой, используя продуманное переключение контекста.
egomir

Многозадачность имеет свою цену. Узнайте, как повысить производительность и лучше работать со своей командой, используя продуманное переключение контекста.

Так много дел, так мало времени. Когда вы жонглируете работой, личными проектами и еще надеетесь на какую-либо социальную жизнь, управление своим временем может показаться невозможным.

Существует много советов, наиболее распространенный из которых — сосредоточиться в первую очередь на самой важной задаче, но немногие из них касаются системных сложностей управления своим временем, когда у вас есть очень длинный список важных и конкурирующих задач, а также других людей, интересы которых нужно учесть.

Вариант 1. Вы сосредотачиваетесь на одной задаче и игнорируете все отвлекающие факторы и второстепенные вопросы. Вы многое успеваете, но страдает ваша отзывчивость. Люди, которые рассчитывают на вас, застряли в ожидании, потому что они зависят от вашего внимания.

Вариант 2. Вы делаете себя максимально доступным для других людей и очень быстро реагируете, когда они нуждаются в вашем участии. Они быстрее выполняют свою работу, но страдает ваш собственный результат.

Оба варианта явно плохие. Как предприниматель, фрилансер или кто-то, работающий в команде, вы должны обеспечить выполнение этих важных задач и при этом быть достаточно отзывчивыми, чтобы поддерживать своих коллег в их работе.

Все дело в том, чтобы найти этот тонкий баланс между оптимизацией собственного результата и совместным использованием ваших данных, чтобы вы и зависимые от вас люди могли прогрессировать.

Внимательное переключение контекста и многозадачность

Давайте использовать небольшую аналогию с технологией. В вычислениях переключение контекста относится к процессу сохранения текущего состояния для одной задачи, так что задача может быть приостановлена, а другая  возобновлена. По сути, это то, что позволяет компьютерам выполнять несколько задач одновременно.

Точно так же, как переключение контекста сказывается на производительности компьютеров, многозадачность отражается на результативности работы людей. Исследования показывают, что постоянное переключение контекста между разными задачами ужасно влияет на внимание. Мы в основном менее сосредоточены и менее продуктивны, когда пытаемся делать несколько дел одновременно.

Интересный факт: слово «многозадачность» было изобретено IBM в 1965 году для описания возможностей компьютера. Только позже мы начали использовать его для людей.

Психиатр Эдвард М. Хэллоуэлл даже описывает многозадачность как «мифическую деятельность, в ходе которой люди верят, что могут выполнять две или более задачи одновременно так же эффективно, как и одну».

Но очень немногие из нас могут позволить себе сосредоточиться на одной задаче, пока она не будет выполнена. На электронные письма нужно отвечать, нужно помогать клиентам и так далее. Так как же избежать того ужасного влияния, которое многозадачность может оказать на вашу производительность? Применяя внимательное переключение контекста.

«Вы должны стараться оставаться на одной задаче как можно дольше, не снижая скорость реагирования ниже минимально допустимого предела. Решите, насколько отзывчивым вам нужно быть и не более того ».

Брайан Кристиан и Том Гриффитс, авторы книги « Алгоритмы жизни» .

Осознанное переключение контекста по сути сводится к пяти шагам:

  1. Определите свою реакцию: насколько она должна быть отзывчивой? Если у вас есть ценные клиенты, которые ожидают получить ответ менее чем через час, тогда вам нужно быть таким отзывчивым. Если вы продаете продукт или предоставляете услугу, которые не является критически важным, возможно, вам будет достаточно отвечать на электронные письма несколько раз в день. Здесь нет жесткого правила, но вам нужно выяснить, какой уровень отзывчивости подойдет для вашего бизнеса.
  2. Создавайте управляемые фрагменты работы: теперь, когда вы знаете, насколько быстро вы должны реагировать, разбейте свои задачи на управляемые фрагменты, которые можно выполнить в промежутке между этими временами отклика. Каждый кусок должен быть реалистичным, иметь начало и конец. Например, если вам нужно написать статью, одним фрагментом может быть создание плана.
  3. Назначьте выделенное время: поместите эти фрагменты в свой календарь.
  4. Обозначьте четко свой график: дайте всем, с кем вы работаете, знать, что вы не сможете ответить в течение этих временных интервалов для индивидуальной работы. Есть несколько способов сделать это. Если у вас общий календарь, это довольно просто. 
  5. Регулярно анализируйте: не дублируйте свои временные интервалы с одной недели на другую. Подумайте, что сработало, а что нет. Были ли куски действительно управляемыми? Была ли ваша отзывчивость подходящей? Играйте с разными конфигурациями, пока не найдете ту, которая вам подходит.

Это оно! В первый раз потребуется немного поработать, но осознанное переключение контекста поможет вам работать лучше и быстрее, не отталкивая людей вокруг вас, которым может понадобиться ваше участие.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: